What to Prepare Before a First Consultation

Veröffentlicht am 12. März 2025 – Lesezeit: 4 Minuten

Ein erstes Gespräch mit einem Zollberater ist oft der entscheidende Schritt, um Compliance-Lücken zu schließen und operative Risiken im internationalen Warenverkehr zu minimieren. Viele mittelständische Unternehmen unterschätzen jedoch, welche Unterlagen und Informationen tatsächlich benötigt werden, um eine belastbare Einschätzung zu erhalten. Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie sich konkret vorbereiten sollten, damit die erste Konsultation nicht im Allgemeinen verläuft, sondern direkt zu verwertbaren Ergebnissen führt.

Beginnen Sie mit einer Übersicht Ihrer aktuellen Import- und Exportprozesse. Dazu gehören die letzten zwölf Monate an Zollanmeldungen, Einfuhrdokumente (Einfuhrbegleitdokumente, Zollwertanmeldungen) sowie Ausfuhrbegleitdokumente. Notieren Sie, welche Warenpositionen regelmäßig angemeldet werden und ob es Abweichungen zwischen der tatsächlichen und der deklarierten Warenbeschaffenheit gab. Diese Aufstellung hilft, wiederkehrende Fehlerquellen zu identifizieren.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Prüfung Ihrer Lieferkettenstruktur. Listen Sie alle beteiligten Parteien auf: Lieferanten, Spediteure, Zollagenten und Endkunden im Drittland. Vermerken Sie, ob konzerninterne Verrechnungspreise existieren oder ob Waren über Zwischenhändler in Nicht-EU-Staaten laufen. Gerade bei konzerninternen Lieferungen kommt es häufig zu Unstimmigkeiten bei der Zollwertbestimmung, die im Beratungsgespräch thematisiert werden sollten.

Halten Sie zudem Ihre internen Compliance-Richtlinien bereit. Dazu zählen schriftliche Anweisungen zur Exportkontrolle, Schulungsnachweise für Mitarbeiter im Zollbereich sowie Protokolle interner Audits. Fehlen solche Dokumente, ist das ein klares Signal für Beratungsbedarf. Der Berater kann dann gezielt Maßnahmen vorschlagen, um die Dokumentationspflichten nach Art. 15 UZK zu erfüllen.

Bringen Sie auch konkrete Fragen mit. Überlegen Sie vorab, welche Unsicherheiten Sie in der täglichen Praxis beschäftigen: Sind bestimmte Waren als Dual-Use-Güter einzustufen? Besteht eine Präferenzkalkulation für Freihandelsabkommen? Wie wirken sich aktuelle Änderungen im Unionszollkodex auf Ihre bestehenden Verfahren aus? Je präziser Ihre Fragen formuliert sind, desto zielgerichteter kann die Beratung ausfallen.

Zuletzt empfiehlt es sich, eine Liste offener Zollverfahren oder anhängiger Prüfungen durch das Hauptzollamt beizufügen. Offene Verfahren können auf Compliance-Risiken hinweisen, die im Rahmen der Beratung priorisiert werden müssen. Mit diesen Unterlagen und einer klaren Erwartungshaltung wird aus dem ersten Gespräch eine fundierte Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.